Ministerstvo kultury České republiky

                                                      Č.j.: 53/2001  
 

Metodický pokyn k zajišťování správy, evidence a ochrany sbírek muzejní povahy v muzeích a galeriích zřizovaných Českou republikou nebo územními samosprávnými celky (kraji, obcemi) 

      Ministerstvo kultury České republiky (dále jen “ministerstvo”) v návaznosti na zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, a na vyhlášku č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon  č. 122/2000 Sb.,              o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, vydává metodický pokyn k zajišťování správy, evidence a ochrany sbírek muzejní povahy v muzeích a galeriích zřizovaných Českou republikou nebo územními samosprávnými celky České republiky: 

Úvod

      Převážná většina sbírek muzejní povahy (dále jen “sbírky”, “sbírka”) je uchovávána v muzeích a galeriích zřizovaných Českou republikou nebo územními samosprávnými celky.

      Nejstarší muzea a galerie  shromažďují sbírky téměř 200 let, ostatní v průměru 70 let. Tak se podařilo shromáždit sbírky, čítající téměř 65 milionů sbírkových předmětů.

      Muzea a galerie své sbírky již desítky let uchovávají,  chrání a  evidují. Na tuto dlouhodobou práci je nutné navázat a zároveň ji ale uvést do souladu se zákonem č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů (dále jen ”zákon”) a vyhláškou Ministerstva kultury    č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů (dále jen “vyhláška”).

     Ke sjednocení postupu při práci se sbírkami v muzeích a galeriích  má přispět tento metodický pokyn. Postupy uvedenými v dalším textu tohoto pokynu nejsou dotčena ustanovení zákona a vyhlášky. Všechna ustanovení tohoto metodického pokynu, včetně těch, která se týkají činností spojených se správou sbírek, které zákon neupravuje,  mají povahu doporučení, pokud nejsou s ustanoveními zákona a vyhlášky totožná. Závazný je tento metodický pokyn pro muzea a galerie zřizované ministerstvem1.

Článek I

Vymezení pojmů 

1. Pro účely metodického pokynu je muzeem nebo galerií organizace zřízená Českou republikou nebo územním samosprávným celkem (krajem, obcí), která provádí činnost definovanou  v § 10 odst. 6 zákona.
1. Sbírkou (sbírkami) muzea nebo galerie (dále jen “organizace”) je soubor všech sbírkových předmětů, zapsaných ke dni podání žádosti o zápis do centrální evidence sbírek (dále jen “CES”) ve sbírkové evidenci organizace podle dosavadních předpisů pro správu, evidenci a ochranu sbírek v muzeích a galeriích2.

Článek II

Zápis sbírky do centrální evidence sbírek 

1. Sbírky se do CES zapisují na základě žádosti podané ministerstvu podle ustanovení § 17 odst. 3 zákona. Tiskopis, na kterém se podává žádost  o zápis do CES  (jeho vzor je uveden v příloze č.1 vyhlášky), je za úplatu k dispozici v prodejnách společnosti SEVT a.s.
2. Organizace může požádat o zápis více než jedné sbírky v případě, že to pokládá za účelné z hlediska nakládání se sbírkami.
3. Podá-li jedna organizace žádost o zápis více  než jedné sbírky, vyplní odpovídající počet tiskopisů. Oprávnění ministerstva vydat osvědčení o zápisu souboru předmětů jako sbírky tím není dotčeno.

     Článek III

     Vyplňování formuláře žádosti 

1. Název sbírky se odvozuje od názvu organizace.3
1. Název  vlastníka  sbírky   je  buď stát,  tedy  “Česká republika” nebo  územní     samosprávný  celek, tedy   např. “Liberecký kraj”, “město Brno” apod.  Sídlo ani identifikační číslo se neuvádějí.
2. Jako název správce sbírky se uvede název organizace odpovídající názvu uvedenému ve zřizovací listině organizace. Jako sídlo se uvede přesná adresa organizace totožná s tou, která je uvedena ve zřizovací listině organizace, a uvede se identifikační číslo organizace.

Obsahuje-li   sbírka  soubory  věcí  movitých  v  některém  oboru   uvedeném v  bodě  4  formuláře  žádosti,  dosahující   počtu   uvedeného  v příloze  č.  4  vyhlášky, označí to organizace vždy v bodě 4 žádosti zakroužkováním. Není-li tomu tak, je ponecháno na  rozhodnutí  organizace, zda celou sbírku uvede v bodě 4  žádosti  jako “jinou” nebo zda  zakroužkuje  oborové  části sbírky.Jako  “ jinou”  (s uvedením názvu,  který  organizace  sama určí) lze označit i sbírku, která obsahuje v jednom nebo více oborech větší  počet věcí movitých než  je  uvedeno v  příloze č. 4 vyhlášky, přičemž  ke  každé  takové  oborově označené části  připojí organizace  samostatnou  charakteristiku podle bodu 5 přílohy č. 1 vyhlášky4. Organizace rovněž přihlédne k historickému vývoji sbírky, např. k tomu, zda byla shromažďována jako “historická”, obsahující předměty z různých oborů (numismatika,  umělecká  řemesla,  militária atp.) nebo zda  byla koncipována

     jako jednooborová.

1. Charakteristiku sbírky zpracuje organizace v samostatné příloze k žádosti pro

     každou oborovou část sbírky, kterou označila v bodě 4 žádosti5. 
 

Článek IV

Evidence sbírkových předmětů 

1. Sbírky jsou vedeny v operativní (sbírkové) evidenci, nikoliv v evidenci účetní a neoceňují se, s výjimkou oceňování pro účely pojištění sbírkových předmětů.
2. Jakákoliv evidence, kterou organizace vedla před zapsáním sbírky do CES a má náležitosti uvedené v § 9 odst. 1, písm. d) zákona je považována za úplnou evidenci podle zákona (viz § 17 odst. 1 zákona). Jde-li o evidenci jednostupňovou, tj. buď chronologickou nebo systematickou, zákon neukládá povinnost doplnit chybějící typ evidence.
3. Zákon umožňuje i po zapsání sbírky do CES vést u sbírek čítajících méně než 3001 věcí movitých nebo méně než 11 věcí nemovitých trvale pouze jeden typ evidence, tj. buď evidenci chronologickou nebo systematickou. Přesáhne-li ve sbírce počet věcí movitých nebo nemovitých uvedený počet, je třeba zavést evidenci dvoustupňovou.
3. V rámci odborného zpracování sbírky je však vhodné, aby v organizacích byla i pro sbírky čítající méně než 3001 věcí movitých nebo méně než 11 věcí nemovitých vedena evidence dvojí, protože organizace  své sbírky nejen eviduje, ale také odborně zpracovává (viz § 10 odst. 6 zákona), a postupné doplňování systematické evidence je nezbytnou součástí tohoto odborného zpracování sbírek6.
4. Záznamy chronologické evidence vedou organizace v přírůstkových knihách. Záznamy jsou vedeny buď ručně dokumentním inkoustem v knize s číslovanými stránkami, opatřené na prvním volném listu úředním razítkem, nebo přírůstkovou knihu tvoří číslované tisky ze zálohované databáze počítače, každý opatřený úředním razítkem. Přírůstková kniha může být společná pro celou sbírku nebo může být vedena samostatná kniha pro jednu nebo několik částí sbírky označených v bodě 4 formuláře žádosti  o zápis do CES.
5. Záznamy systematické evidence jsou vedeny v inventárních knihách zpravidla ručně dokumentním inkoustem, nebo na zvláštních katalogizačních listech běžně v organizacích užívaných (tzv. katalogizační karty), vyplňovaných buď ručně dokumentním inkoustem nebo na psacím stroji,  případně lze použít tisky ze zálohované databáze počítače. Pro každou část sbírky, označenou v bodě 4 formuláře žádosti o zápis do CES, jsou záznamy systematické evidence vedeny zvlášť, evidenční čísla tvoří číselnou řadu, před vlastním číslem se uvede kód (sestavený např. z jednoho či více písmen), který identifikuje část sbírky podle bodu 4 formuláře žádosti o zápis sbírky do CES7.
6. Doplňujícími záznamy ke sbírkovému předmětu ve smyslu ustanovení § 2 odst. 1 zákona jsou např. tzv. schedy, lokalitní lístky, případně jiné doklady identifikující jednotlivé věci movité či nemovité.
7. Struktura evidenčního záznamu v systematické evidenci, který uvádí údaje podle § 9 odst. 1, písm. d) a další zpřesňující údaje o předmětu ve smyslu § 2 odst. 3 vyhlášky, respektuje strukturu záznamů pořizovaných v rámci Integrovaného systému ochrany movitého kulturního dědictví (ISO). Metodickou pomoc v tomto smyslu poskytují pilotní pracoviště ISO, kterými jsou pro muzea Moravské zemské muzeum v Brně a pro galerie Národní galerie v Praze. 

Článek V

Zařazování věcí movitých a nemovitých do sbírky, změny evidenčních čísel 

1. Organizace rozmnožuje své sbírky v souladu s předmětem své činnosti vymezeným zřizovací listinou.
2. Věc movitou nebo nemovitou, o níž organizace rozhodla, že se stává součástí sbírky (sbírkovým předmětem), zapíše organizace bez zbytečného odkladu do sbírkové evidence, tj. provede evidenční záznam k věci podle ustanovení § 9 odst. 1, písm. d) zákona a § 2 odst. 1 vyhlášky.
3. Organizace zašle vždy jednou za tři měsíce (počínaje dnem zápisu sbírky do CES) ministerstvu písemný návrh na změnu zápisu v CES (§ 7 odst. 2 zákona), jehož součástí jsou údaje evidenčních záznamů všech přírůstků do sbírky, zapsaných do sbírkové evidence v tomto období.
4. Do doby než organizace obdrží oznámení ministerstva o provedení změny v zápisu v CES nelze tento sbírkový předmět vyvézt do zahraničí, zapůjčit jiné právnické nebo fyzické osobě a vynakládat na jeho ochranu či ošetřování účelově získané finanční prostředky z veřejných rozpočtů nad míru nezbytnou pro uchování fyzické podstaty sbírkového předmětu. Ministerstvo neposuzuje oprávněnost zařazení nového přírůstku do sbírky, ale pouze úplnost evidenčního záznamu.
5. Oznámí-li   ministerstvo  organizaci,  že  změnu  zápisu  v  CES  neprovedlo

       z důvodu neúplnosti evidenčního záznamu, platí nadále ustanovení odst. 4.

1. Nepodá-li  organizace  po  provedení  evidenčního  záznamu ke  sbírkovému předmětu  ve  lhůtě  podle  odstavce  3  ministerstvu  návrh  na  změnu    zápisu     v  CES  podle  § 7  odst. 2  zákona,   případně  nepodá-li  ani  v  následujícím     tříměsíčním  cyklu  doplněný  návrh  poté,  co  jí  ministerstvo   oznámilo,  že     změnu zápisu v CES neprovedlo z důvodu  neúplnosti  evidenčního záznamu,     a nemá-li  tedy  doklad o provedení změny v zápisu do CES,  předpokládá se,     že  došlo  ke  změně  rozhodnutí  organizace  o zařazení předmětu do sbírky a     nelze na něj pohlížet jako na sbírkový předmět a na součást sbírky 8.   

    Ustanovení § 14 odst. 1 písm. b) zákona tím není dotčeno.

(7) Přiřazení evidenčních čísel systematické evidence  (inventárních)  sbírkovým

     předmětům   dosud   vedeným   pouze   v  chronologické   evidenci,    oznámí

     organizace  ministerstvu  vždy  k   15.5.  a   k 15.11.  každého  roku  vždy pro

     všechny  sbírkové  předměty zapsané  do systematické evidence v uplynulých

     šesti měsících.

(8) Změnu  podle    odst.  6  čl.  V    tohoto   pokynu   však   organizace   oznámí   

ministerstvu  jen v  tom  případě,   když  všechny  věci  movité  či  nemovité, tvořící  sbírkový   předmět  zapsaný  v chronologické  evidenci  pod   jedním     přírůstkovým   číslem, byly  označeny  jedním  nebo více  evidenčními  čísly     inventárními9.  
 
 

Článek VI

Vyřazování sbírkových předmětů z evidence 

1. Ze sbírkové evidence je možné vyřadit pouze ten předmět, který je přebytečný nebo neupotřebitelný podle ustanovení § 9 odst. 5 zákona. Vyřazení organizace provede až po oznámení o provedení změny v zápisu do CES, kterou ministerstvo provede na základě písemného návrhu organizace ve smyslu § 7 odst. 2 zákona a § 4 vyhlášky.
2. Návrh organizace o změnu zápisu v CES z důvodu vyřazení sbírkového předmětu z evidence obsahuje kompletní evidenční záznam podle § 9 odst. 1, písm. d) a rozhodnutí organizace o přebytečnosti nebo neupotřebitelnosti. Rozhodnutí musí obsahovat důvody přebytečnosti nebo neupotřebitelnosti. Důvodem není pouhé konstatování, že se jedná o věc přebytečnou nebo neupotřebitelnou, ale je třeba předložit popis skutečného stavu věci doložený stanoviskem poradního orgánu organizace pro sbírkotvornou činnost.
3. S věcmi movitými nebo nemovitými, které byly na základě změny zápisu v CES vyřazeny ze sbírkové evidence způsobem uvedeným ve vyhlášce, nakládá organizace podle obecně platných předpisů pro hospodaření s majetkem státu nebo územního samosprávného celku, ustanovení zákona se již na tyto věci nevztahují.

Článek VII

Ochrana sbírek 

1. Organizace stanoví vlastní režim nakládání se sbírkami ve smyslu ustanovení § 9 odst. 1, písm. g) zákona podle charakteru své sbírky, organizačního řádu a dislokace depozitářů, a to písemnou formou. Součástí tohoto režimu je depozitární řád, v němž se zejména uvede, které osoby mají přístup ke sbírkám a právo rozhodovat o pohybu sbírkových předmětů, vstupovat do depozitářů, manipulovat se sbírkovými předměty. Další součástí režimu je  badatelský řád, v němž se stanoví podmínky zpřístupňování sbírkových předmětů badatelům. Režim nakládání se sbírkami zohlední specifika jednotlivých sbírek, např. živých sbírek rostlin a živočichů (případně jejich částí), sbírek jízdy schopných vozidel, funkčních hudebních nástrojů apod10.
1. Pro účinnější ochranu sbírek pořizují organizace podle možností obrazovou dokumentaci sbírkových předmětů, a to zejména předmětů nejvíce ohrožených krádežemi, tj. např. sbírkových předmětů ze sbírek historických, sbírek militárií, výtvarného umění, uměleckého řemesla                                   a uměleckoprůmyslových prací a knih. K tomu mohou využívat možnosti spolupráce s pilotními pracovišti Integrovaného systému ochrany movitého kulturního dědictví.

Ustanovení § 9 odst. 1, písm. l) zákona se vztahuje na budovy, které jsou nebo budou určeny pro uchovávání movitého kulturního dědictví v případě válečného konfliktu11.

1. Organizace stanoví zvláštním vnitřním předpisem zásady ochrany informací o zajištění bezpečnosti sbírek, zejména informací o bezpečnostních systémech12.

Článek VIII

Vývoz sbírek do zahraničí 

1. Organizace zodpovídá za bezpečnost zapůjčených sbírkových předmětů nebo dalších věcí movitých po dobu transportu a vystavování v zahraničí i za jejich včasný a bezpečný návrat.
2. Je-li  součástí   souboru  sbírkových   předmětů,   které mají být vyvezeny do

     zahraničí,  archiválie,  kulturní  památka  nebo národní  kulturní  památka,  je

     nutné žádat o vývoz těchto předmětů podle zvláštních předpisů13.

1. Vypůjčí- li si organizace od jiné právnické nebo fyzické osoby předměty kulturní hodnoty za účelem jejich vystavování v zahraničí v rámci doplnění souboru vlastních sbírkových předmětů (na základě výpůjční smlouvy), pohlíží se na ně  z hlediska jejich vývozu do zahraničí jako na sbírkové předměty organizace, která si je vypůjčila, a žádá o vydání povolení              k vývozu podle § 11 zákona, pokud s tím jejich vlastník vyjádří písemný souhlas.

Článek IX

Dočasné přenechání sbírek  jiné právnické nebo fyzické osobě 

1. Přenechat dočasně sbírku nebo jednotlivé sbírkové předměty jiné právnické nebo fyzické osobě lze na základě písemně uzavřených smluv - smlouvy o výpůjčce, nájemní smlouvy a smlouvy dle ustanovení § 51 občanského zákoníku, tzv. innominátní (o dočasném fyzickém předání věci).
2. Smlouvou o výpůjčce14 mohou být sbírky nebo sbírkové předměty dočasně přenechány jiné právnické nebo fyzické osobě pouze k účelům studijním (badatelským či vědeckým) nebo výstavním, jako účelům ve veřejném zájmu. Výstavními účely je míněno vystavování ve veřejně přístupných expozicích a na veřejně přístupných výstavách. Smlouva musí obsahovat ustanovení, zaručující zajištění ochrany sbírky nebo sbírkových předmětů ve smyslu zákona. Výpůjčky jsou sjednávány ve veřejném zájmu  bezúplatně. O výpůjčkách je v organizaci vedena samostatná evidence.
3. Na základě nájemní smlouvy15 mohou být  sbírkové předměty dočasně přenechány jiné právnické nebo fyzické osobě pro účely výstavy určené pro omezený okruh návštěvníků (např. výstavy určené pouze pro klienty jedné firmy,  pozvané návštěvníky společenské akce atp.), a dále pro účely propagační (např. filmování), pro účely  dočasného přenechání historických hudebních nástrojů výkonným umělcům atp. Pronájem je sjednán vždy za úplatu a smlouva musí obsahovat ustanovení, zaručující zajištění ochrany sbírkových předmětů ve smyslu zákona. Nájemní smlouvy jsou vedeny v samostatné evidenci.
4. Na základě smlouvy innominátní16 (o fyzickém předání věci) lze dočasně přenechat sbírkový předmět právnické nebo fyzické osobě, která je oprávněna provádět preparátorské, konzervátorské a restaurátorské práce, opravy a doplňování sbírkových předmětů nebo vyrábět kopie, repliky a modely, pořizovat ve svých ateliérech obrazovou dokumentaci sbírkových předmětů pro účely propagační, publikační apod., k provedení sjednaného druhu práce. Innominátní smlouva je podmínkou k uzavření dohody o provedení práce, pokud se uzavírá podle ustanovení zákoníku práce nebo pro uzavření smlouvy o dílo, podle občanského nebo obchodního zákoníku. V samostatné evidenci vedené pro tyto účely jsou vždy obě smlouvy vedeny společně.

Článek X

Vystavování sbírek 

1. Vystavování sbírek je přípustné pouze v prostorách, které zaručují ochranu sbírek ve smyslu zákona, včetně  odpovídajícího osvětlení, zajištění optimální teploty a vzdušné vlhkosti, počtu dozírajících osob, přiměřeného stavebně technickému uspořádání výstavy apod.  Zájem na ochraně sbírek je vždy nadřazen zájmu na její prezentaci.
2. Výstavní prostory musí odpovídat obecně závazným předpisům (např. požárním apod.) jak z hlediska ochrany sbírek, tak z hlediska ochrany a bezpečnosti majetku a bezpečnosti a hygieny návštěvníků.

Článek XI

Závěrečná  ustanovení  

Organizace mají podle ustanovení § 10 odst. 5 zákona povinnost své sbírky rozmnožovat, tj. získávat věci movité nebo nemovité, které zvyšují schopnost sbírky vypovídat o přírodě, prehistorii, historii, umění, literatuře, vědě a technice ve smyslu § 2 odst. 1 zákona, a zařazovat je do sbírky. Nabývání sbírkových předmětů se děje v souladu se zaměřením organizace daným zřizovací listinou, zpravidla sběrem přírodnin17), získáváním a přebíráním archeologických nálezů, převzetím darů nebo dědictví od právnických nebo fyzických osob nebo koupí od právnických či fyzických osob, výměnou předmětu vyřazeného z vlastní sbírkové evidence z důvodu přebytečnosti za předmět vyřazený z důvodu přebytečnosti ze sbírkové evidence jiné organizace,  nedochází-li ke změně vlastnických práv. Pokud se výměna uskutečňuje mezi různými vlastníky, postupuje organizace podle obecně závazných právních předpisů pro hospodaření s majetkem státu nebo územních samosprávných celků. 

1. Organizace jsou povinny podle ustanovení § 17 odst. 3 zákona podat žádost o zápis do CES ve lhůtě stanovené ministerstvem, nejpozději však do dvou let ode dne nabytí účinnosti zákona, tj. do 12.května 2002. Až do obdržení osvědčení o zapsání sbírky do CES nakládají se sbírkou podle dosavadních právních předpisů18.

V Praze dne 4. ledna 2001 
 
 
 

                                          Ing. Pavel Jirásek

                              ředitel odboru ochrany movitého kulturního

                                    dědictví, muzeí a galerií MK ČR